Gå til nynorsk
Disse har ansvar for utarbeidelse av årlig tilstandsrapport:
- Kommuner
- Fylkeskommuner
- Private grunnskoler som er godkjent etter opplæringsloven § 2-12
- Private skoler med rett til statstilskudd
Rapport om tilstanden i opplæringen
Rapporten om tilstanden (tilstandsrapporten) i opplæringen skal omhandle læringsresultater, frafall og læringsmiljø.
Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier dvs. kommunestyret, fylkestinget og den øverste ledelsen ved de private grunnskolene, jf. opplæringsloven § 13-10 andre ledd. Det er fastsatt i privatskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav k at styret skal drøfte den årlige rapporten om tilstanden i disse skolene.
Det følger av forarbeidene til bestemmelsene - Ot.prp. nr. 55 (2008-2009) s. 24 - at bestemmelsen er formulert slik at det skal være mulig å tilpasse arbeide med å utarbeide en årlig tilstandsrapport til det ordinære plan-, budsjett- og rapporteringsarbeidet hos skoleeier.
Nasjonalt kvalitetsvurderingssystem
Tilstandsrapporten er et sentralt element i det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet. Regjeringen har fastsatt mål knyttet til læringsresultater, frafall og læringsmiljø som grunnlag for å vurdere kvaliteten i grunnopplæringen, jf. St.meld. 31 (2007-2008). Til de nasjonale målsettingene har regjeringen stilt opp indikatorer som skal gi grunnlag for å vurdere hvor langt skoleeier er kommet i å nå målene.
Krav til innhold i tilstandsrapporten
Tilstandsrapporten skal som et minimum omtale læringsresultater, frafall og læringsmiljø, men kan bygges ut med annen omtale som skoleeier mener er formålstjenlig ut fra lokale behov. Det er data fra Skoleporten som hovedsakelig skal benyttes som grunnlag for skoleeiers vurdering av tilstanden, men det følger av St.meld. nr. 31 (2007-2008) at skoleeiere og skoler oppfordres til å føre opp konkrete målsettinger for hva de skal oppnå innenfor de målområder som er satt opp.
Det følger av Ot.prp. nr. 55 (2008-2009), s. 24, at tilstandsrapporten skal inneholde vurderinger knyttet til opplæringen av barn, unge og voksne. De dataene som er tilgjengelige i Skoleporten, innholder ikke særskilt data om voksne, dvs. deltakere som får opplæring etter opplæringsloven kappitel 4A. I vurderingen hvorvidt voksnes rettigheter ivaretas på områdene læringsresultater, frafall og læringsmiljø, må skoleeieren derfor benytte andre kilder for datainnhenting.
I St.meld. nr.16 (2006-2007) fremgår det at tidlig innsats er vesentlig for å bedre elevenes ferdigheter og faglige utvikling. Kartlegging av elevenes ferdighetsnivå må følges opp med tiltak for dem som har behov for ekstra opplæring fra første stund. Den spesialpedagogiske innsatsen er her sentral. De dataene som er tilgjengelig i Skoleporten, innholder ikke data om spesialundervisning, og skoleeieren må derfor også på dette området benytte andre kilder for datainnhenting.
Skoleeier står ellers fritt til å utvide innholdet i tilstandsrapporten.
Det generelle systemkravet
Skoleeieres plikt til å utarbeide årlige rapporter om tilstanden i grunnopplæringen er en del av oppfølgingsansvaret knyttet til det generelle systemkravet (internkontroll), jf opplæringsloven § 13-10 andre ledd og privatskoleloven § 5-2 tredje ledd.
Vær oppmerksom på at kravet til internkontroll omfatter alle plikter som påligger skoleeier etter lov og forskrift. Det generelle systemkravet er derfor videre enn det tilstandsrapporten dekker.
Om verktøyet
Dette nye verktøyet i Skoleporten er et tilbud til skoleeierne og kan brukes i utformingen av den lovpålagte tilstandsrapporten.
Verktøyet består av en ferdig mal der dataene som skal inngå i rapporten, hentes automatisk inn fra Skoleporten. Dataene er inndelt i følgende hovedkategorier:
- Obligatoriske indikatorer som er knyttet til de nasjonale målene.
- Indikatorer som Utdanningsdirektoratet anbefaler at skoleeiere også inkluderer i rapporten.
Verktøyet har et enkelt brukergrensesnitt og stor fleksibilitet. Malen har felter for å fylle inn lokale mål og muligheter for å legge inn data fra andre kilder enn Skoleporten. Man kan velge en minimumsløsning ved kun å bruke det oppsettet som ligger i verktøyet, eller man kan foreta ulike tilpasninger for valg og presentasjon av data. Verktøyet er utformet slik at det skal være enkelt for skoleeieren å skreddersy tilstandsrapporten til egne lokale behov.
En tilstandsrapport som er under utarbeidelse i Skoleporten, er kun tilgjengelig for den brukeren som har opprettet den. Det er mulig å laste ned rapporten når som helst i prosessen for å samarbeide med andre om innholdet.
Vurdering av resultater
Verktøyet har et eget felt der skoleeieren legger inn egne vurderinger av de resultatene som inngår i det aktuelle indikatorsettet. Vurderingene som gjøres av den enkelte skoleeier, er viktig informasjon når tilstandsrapporten skal drøftes av den politiske ledelsen e.a. og generelt for oppfølging av utviklingen på sektoren.
I vurderingen bør en se resultatene i forhold til eventuelle nasjonale mål og de målene som er satt lokalt. Dersom det er igangsatt lokale utviklingstiltak, bør eventuelle evalueringer av disse settes i relasjon til mål og resultater.
Følgende elementer kan inngå i vurderingen:
- særlige negative eller positive resultater
- kort om mulige årsaker
- konsekvenser, eks korrigerende tiltak dersom negativ utvikling
Dersom det er bakenforliggende faktorer som har betydning for hvordan tallene i rapporten kan tolkes, bør dette inngå i vurderingen. For eksempel bør andelen elever som er fritatt fra, eller som ikke har deltatt ved nasjonale prøver, inngå i vurderingen av resultatet fra de samme prøvene.
Ulike visninger av data
I malen ligger det normalt bare én visning av de tallene som inngår i et indikatorsett. Verktøyet legger til rette for at du selv kan opprette flere alternative visninger av de samme tallene ved å klikke på diagrammet eller tabellen. Dersom malen for eksempel viser tallene som en tidsserie, kan det gi nyttig tilleggsinformasjon om det opprettes en ekstra visning av de samme tallene der lokale tall sammenstilles med nasjonale tall. Det kan også i noen tilfeller være interessant å se tall for gutter og tall for jenter sammenstilt. Hvilke visninger som belyser tilstanden best, vil variere ut fra lokale forhold. Vi oppfordrer derfor til at du utforsker ulike visninger før du velger hvilke som skal inngå i rapporten.
Man kan velge å opprette en Tilstandsrapport som inneholder data under publiseringsgrense, eller en Tilstandsrapport som ikke inneholder data under publiseringsgrense og som dermed kan vises offentlig.
Oppdatere indikatorene
For å oppdatere indikatorene i en tilstandsrapport som allerede er opprettet, så kan du velge et indikatorsett og trykke på Oppdater-knappen. Dette må gjøres for alle indikatorsett som du vil oppdatere med nye tall.
Du kan også opprette en helt ny versjon av tilstandsrapporten. Denne vil inneholde oppdaterte data, men du vil miste kommentarene du har lagt inn.
Personvern
Opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere enkeltindivider, er personopplysninger som er taushetsbelagte opplysninger, jf. personopplysningsloven § 2 nr 1 og forvaltningsloven § 13 (1), og de skal unntas offentlighet etter offentlighetsloven § 13. Vi gjør oppmerksom på at det er skoleeier som behandler eventuelle innsynskrav, jf offentleghetsloven.
Begrepet ”skoleeier”
I Skoleporten har den enkelte skoleeier tilgang til data for egne skoler som ellers er unntatt offentlighet. De dataene som inkluderes i tilstandsrapporten fra skoleeieren, kan dermed inneholde data som omfattes av personvernet. Det er derfor svært viktig at man hos skoleeieren har et bevisst forhold til hvem som skal ha tilgang til rapporten. I dette ligger det bl.a. et krav om at det gjøres en vurdering av hvilke organer og personer innenfor den enkelte kommune eller fylkeskommune som kan anses som en del av skoleeierbegrepet, og som i tillegg ut fra formålet med innsamlingen av dataene har behov for tilgang til resultater som er unntatt offentlighet.
Utgangspunktet for den ovennevnte avgrensningen er at bare folkevalgte eller kommunale og fylkeskommunale organ som har relevant tilknytning til skoleverket, og som har behov for å ha tilgang til alle resultatene, har innsynsrett. Eventuell innsynsrett må også kunne forankres i formålet med tilstandsrapporten. Behovet for informasjon vil imidlertid variere med den enkelte mottakerens rolle, og det må tas utgangspunkt i det forvaltningsrettslige prinsippet om at innsyn i taushetsbelagte opplysninger kun skal gis i den grad det er nødvendig for å oppfylle formålet.
Både rådmannen og skolefaglige ansvarlige vil klart være omfattet av skoleeierbegrepet, og har derfor rett til innsyn i resultater som er unntatt offentlighet. Folkevalgte organer som kommunestyret (øverste kommunale organ) og fylkestinget (øverste fylkeskommunale organ), formannskapet og fylkesutvalg, og faste utvalg/komiteer etter kommuneloven (med skole som formål/virksomhet) vil på lik linje med rådmannen og skolefaglige ansvarlige ha rett til innsyn i resultater som er unntatt offentlighet. Møter i disse organene ”skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf”, jf. kommuneloven § 31 nr 1. Hovedregelen om lovbestemt taushetsplikt følger av forvaltningsloven (fvl) § 13 som blant annet omfatter opplysninger om ”noens personlige forhold”. Opplysninger om hvilket karakter- eller mestringsnivå en elev befinner seg på, må anses som et ”personlig forhold” etter fvl § 13. I tilfeller der det eventuelt ikke skulle foreligge en lovbestemt taushetsplikt, kan folkevalgte organer dessuten ”vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern … tilsier dette”, jf. kommuneloven § 31 nr 3, og se også § 31 nr 4.
Konklusjonen er at dersom resultater i tilstandsrapporten som er unntatt offentlighet,
legges fram for kommunestyret, fylkestinget eller et annet folkevalgt organ, skal dørene lukkes. Det innebærer at bare de som har en oppgave i forbindelse med behandlingen av den aktuelle saken, skal være til stede når resultatene legges fram/behandles.
Private skoler
De samme kravene til personvern gjelder også for private skoler. Skolens styre, som er øverste ansvarlige organ, jf. privatskoleloven (psl) § 5–1, betraktes som skoleeier i dette henseendet. I saker der det behandles taushetsbelagte opplysninger, skal styret sørge for at personer under 18 år som har møterett, fratrer møtet, jf. psl § 5–1 siste ledd. Tilsvarende vil gjelde for den øverste ledelsen ved private grunnskoler godkjent etter opplæringsloven § 2-12.
I tillegg til de ovennevnte kriteriene ligger det også en generell avgrensning i at kun personer eller organer med taushetsplikt kan få innsyn i taushetsbelagte opplysninger.